Poate suna foarte simplu, dar de fapt scrierea unui e-mail perfect este mai complex decat crezi. De la a seta tonul potrivit pana la a va face punctul clar si a suna profesional. Din fericire, exista diferite moduri care faciliteaza procesul si ne ajuta sa dam cea mai buna impresie.
Potrivit articolului Time, How to Write the Perfect Email, expertii in comunicare corporativa dezvaluie modalitatile corecte de a trimite e-mailul de afaceri perfect in orice cadru.
Iata un ghid de salvare a succesului:
Salutari profesionale
Cand scrii un e-mail, trebuie sa incepi corect. O modalitate buna de a face acest lucru este utilizarea regulilor formale de potrivire. Incepeti nota folosind cuvinte precum „draga” si asigurati-va intotdeauna ca va adresati persoanei cu titlul potrivit. domnul, doamna, doctorul etc.
A incepe cu cuvantul potrivit ajuta la stabilirea credibilitatii si a respectului inca de la inceput.
Cand ati terminat, incercati sa utilizati termenul „salutari”, deoarece acesta este modul profesional de a face acest lucru.
Pe masura ce te simti mai confortabil cu persoana respectiva, poti face lucrurile mai informale. Dar nu te grabi.
Urmeaza calea celeilalte persoane
Este intotdeauna mai bine sa gresesti de partea profesionalismului, expertii sugereaza sa mimezi tonul persoanei cu care vorbesti. De exemplu, daca persoana respectiva foloseste emoji , puteti urma exemplul.
Stiai ca in mediile profesionale te vor lua mai in serios cu cat se identifica mai mult cu tine? Asa ca a-ti potrivi stilul sefului tau nu este rau. De fapt, te poate ajuta atata timp cat pastrezi respectul. Stii, asa ca nu te crede un egal.
Exprimati-va punctul si pastrati-l pe scurt
Prima propozitie a e-mailului ar trebui sa arate clar intentia dvs. Acest lucru este esential pentru succes. De asemenea, incercati sa pastrati e-mailul scurt pentru a arata ca nu doriti sa pierdeti timpul persoanei respective.
Cu cat solicitati mai putine informatii de la seful dvs., cu atat mai bine. Asa ca va fi impresionat, din moment ce ati investigat pe cont propriu.
Pentru a va asigura ca va raspund la timp, este recomandat sa precizati clar termenele limita in e-mailurile dvs. Acest lucru poate fi la fel de informal ca a cere sa vorbeasca in persoana a doua zi sau a programa un apel de urmarire.
Construieste o conexiune
Crearea de conexiuni este o parte cheie pentru a face o prima impresie buna, care poate fi o parte importanta a afacerii.
Daca trimiteti un e-mail unei persoane cu care nu ati interactionat niciodata inainte, incercati sa profitati de orice conexiune pe care o aveti. Daca aveti o legatura reciproca cu o alta persoana, incercati sa evidentiati acea conexiune mentionand persoana respectiva in e-mail.
Expertii spun ca, cu fiecare interactiune profesionala, obiectivul ar trebui sa fie cresterea probabilitatii de succes la locul de munca, iar construirea unei relatii duce la imbunatatirea acestei probabilitati.
Pregateste-te din timp
Cheia pentru trimiterea unui e-mail de urmarire este sa va pregatiti din timp. Inainte de a incheia conversatia, asigurati-va ca stiti de ce informatii ar putea avea nevoie cealalta persoana pentru a merge mai departe. Apoi, angajati-va sa urmariti intr-un anumit interval de timp si incercati sa furnizati acele informatii si mai devreme.
Daca incercati sa urmariti cu cineva care nu v-a raspuns, retrimiteti mesajul initial si reformulati politicos intrebarea sau data la care aveti nevoie de raspuns.